Tietosuojakäytäntö

BookingService.ai ("me", "meitä" tai "palveluntarjoaja") sitoutuu suojaamaan yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja suojaamme tietojasi, kun käytät tekoälypohjaista varausalustaamme, mukaan lukien verkkosivustomme, mobiilisovelluksemme ja kaikki siihen liittyvät palvelut (yhdessä "Palvelu"). Lue tämä tietosuojakäytäntö huolellisesti. Jos et hyväksy sen ehtoja, älä käytä Palvelua. Voimme milloin tahansa päivittää tämän tietosuojakäytännön. Ilmoitamme muutoksista päivittämällä tämän tietosuojakäytännön kohdan "Päivitetty viimeksi".

Keräämme tietoja, jotka annat meille suoraan, mukaan lukien: Henkilötiedot: • Nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero • Laskutus- ja maksutiedot • Yrityksen nimi ja osoite • Tunnistetiedot tilille Varaustiedot: • Aikataulut ja toiveet tapaamisille • Valitut palvelut ja mukautukset • Asiakasyhteydet ja muistiinpanot Tekniset tiedot: • IP-osoite ja laitetunnisteet • Selain ja käyttöjärjestelmä • Käyttömalleja ja vuorovaikutustietoja • Evästeet ja vastaavat seurantatekniikat Tekoälyvuorovaikutuksen tiedot: • Äänitteet tekoälypuheluista (suostumuksen perusteella) • Chattien transkriptit tekoälyvuorovaikutuksissa • Varauksiin liittyvät preferenssit, joita järjestelmämme oppii

Käytämme keräämiämme tietoja muun muassa: • Tarjotaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme Palvelua • Käsitellessämme varauksia ja ajanvarauksia • Lähettääksemme transaktio-/tilaviestejä (vahvistukset, muistutukset) • Tarjotaksemme asiakastukea • Analysoidaksemme käyttöä ja parantaaksemme käyttökokemusta • Havaitaksemme ja estääksemme petoksia tai väärinkäyttöä • Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteita Tekoälyyn liittyvä käyttö: Tekoälyjärjestelmämme käyttävät tietoja yksilöllisten varauskokemusten tuottamiseen, puheluiden käsittelyyn puolestasi ja palvelun laadun parantamiseen. Äänitteitä käsitellään reaaliajassa, ja niitä voidaan tarkastella tekoälyn tarkkuuden parantamiseksi.

Voimme jakaa tietojasi seuraavissa tilanteissa: Palveluntarjoajat (alikäsittelijät): Jaamme tietoja kolmansien osapuolten toimittajien kanssa, jotka auttavat Palvelun ylläpidossa. Kaikilla alikäsittelijöillä on kanssamme allekirjoitetut tietojenkäsittelysopimmat (DPA): • Maksujen käsittely: Stripe, Inc. (USA), Iyzico (Turkki) — laskutusosoite, maksutapa, tapahtumahistoria • Sähköpostin toimitus: Resend, Inc. (USA) — sähköposti, nimi, varaustiedot ilmoituksia varten • SMS ja puhelin: Twilio Inc. (USA) — puhelinnumero, puheluiden transkriptit tekoälypuheagenttia varten • Tekoäly/LLM: Google Gemini (USA), OpenAI (USA) — chat-viestit, varauskonteksti tekoälyominaisuuksille • Puhe-tekoäly: Vapi.ai (USA) — puhelinnumero, puheääni ja transkriptit tekoälypuheagenttia varten • Äänisynteesi: ElevenLabs (USA) — ääninäytteet tekoälyagentin esikatselua varten • Push-ilmoitukset: Firebase/Google (USA/EU) — laitetunnisteet ja ilmoitusviestit • Kalenteri-integraatiot: Google, Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex — sähköposti, kokousmetatiedot • Analytiikka: Google Analytics (USA) — anonymisoitu käyttötieto (vain suostumuksesi perusteella) Yritysasiakkaat: Jos teet varauksia alustamme kautta, jaamme varaustietosi niiden yritysten kanssa, joiden kanssa ajanvarausta teet. Lakisääteiset velvoitteet: Voimme luovuttaa tietoja, jos laki, tuomioistuin tai viranomainen niin vaatii. Yritysjärjestelyt: Fuusion, yrityskaupan tai omaisuuden myynnin yhteydessä tietosi voidaan siirtää hankkijalle. Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Ilmoitamme käyttäjille olennaisista muutoksista alikäsittelijäluetteloon vähintään 30 päivää etukäteen sähköpostitse.

Sovellamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseksi, mukaan lukien: • Salaus siirron ja tallennuksen aikana • Säännölliset tietoturva-arvioinnit ja penetraatiotestaus • Pääsynhallinta ja tunnistautuminen • Henkilöstön koulutus tietosuojassa • SOC 2 Type II ‑vaatimustenmukaisuus Mikään Internetin kautta tapahtuva tiedonsiirto tai sähköinen tallennus ei kuitenkaan ole täysin riskitöntä. Pyrimme suojaamaan tietojasi, emmekä voi taata ehdotonta turvallisuutta.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin tässä käytännössä kuvattujen tarkoitusten toteuttaminen vaatii. Säilytysajat: | Tietoryhmä | Säilytysaika | |---|---| | Tilintiedot | Tilin käyttöaika + 30 päivää poistopyynnön jälkeen | | Varaustiedot | 365 päivää; anonymisoitu 180 päivän jälkeen | | Asiakasprofiilit | 730 päivää; anonymisoitu 365 päivän jälkeen | | Yhteydenottolomakkeet | 90 päivää (IP-osoitteet anonymisoitu 30 päivän jälkeen) | | Ilmoituslokit | 180 päivää | | API-lokit | 30 päivää | | IP-osoitteet | 30 päivää (anonymisoitu 7 päivän jälkeen) | | Alustan ylläpitoaudit-lokit | Määrittelemättömän pitkään (IP-osoitteet anonymisoitu 1 vuoden jälkeen) | | Maksutositteet | Lainsäädännön edellyttämästi (tyypillisesti 7–10 vuotta) | Kun poistat tilisi, poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi 30 päivän kuluessa, paitsi jos säilyttämiselle on lakisääteinen peruste tai perusteltu liiketoimintatarve (esim. kirjanpitotiedot). Säilyttämisen oikeusperuste: Säilytämme tietoja perusteella: • Sopimuksen toteuttaminen (GDPR art. 6(1)(b)) — Palvelun tarjoaminen • Lakisääteiset velvoitteet (GDPR art. 6(1)(c)) — kirjanpito ja verosäännökset • Oikeutetut edut (GDPR art. 6(1)(f)) — tietoturva, petosten estäminen

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan sinulla on seuraavat oikeudet: Tarkastusoikeus (art. 15): Voit pyytää kopion sinusta tallennetuista henkilötiedoista. Voit ladata tietosi milloin tahansa: Asetukset > Tietosuoja ja tiedot > Vie tietoni. Oikeus tietojen oikaisuun (art. 16): Voit vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Päivität profiilisi milloin tahansa: Asetukset > Profiili. Oikeus tietojen poistamiseen (art. 17): Voit pyytää henkilötietojesi poistamista. Voit sulkea tilin: Asetukset > Turvallisuus > Poista tili. Muut kuin omistajatilit poistuvat lopullisesti 30 päivän huomajan jälkeen. Siirrettävyys (art. 20): Voit pyytää tietosi koneellisesti luettavassa muodossa (JSON): Asetukset > Tietosuoja ja tiedot > Vie tietoni. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (art. 18): Voit vaatia tietojesi käyttöä rajattavaksi tiettyihin tarkoituksiin (analytiikka, markkinointi, tekoälyn käsittely): Asetukset > Tietosuoja ja tiedot > Käsittelyn rajoitukset. Vastustamisoikeus (art. 21): Voit vastustaa käsittelyä oikeutetun edun tai suoramarkkinoinnin perusteella. Automatisoidut päätökset (art. 22): Voit pyytää inhimillisen arvioinnin sinua koskevista merkittävistä automatoiduista päätöksistä, myös tekoälyn suositusten osalta. Suostumuksen peruuttaminen (art. 7): Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen, mikä ei vaikuta suostumuksen voimassaoloaikaan tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Kantelu (art. 77): Sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Saksassa: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLfDA), https://www.lda.bayern.de/ Käyttääksesi oikeuksiasi käytä Asetukset-sivua Tietosuoja ja tiedot tai ota yhteyttä: privacy@bookingservice.ai. Vastaamme 30 päivän kuluessa.

Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Voit hallita asetuksia evästebannerilla ensimmäisellä käynnilläsi. Evästetyypit: • Välttämättömät evästeet (aina käytössä): Tarvitaan perustoimintoihin — istunto, tunnistautuminen ja kieliasetukset. Niitä ei voi poistaa käytöstä. • Analytiikkaevästeet (suostumuksella): Auttavat ymmärtämään käyttöä Google Analyticsilla. Lataamme ne vain, jos annat nimenomaisen suostumuksen. Tiedot anonymisoidaan mahdollisimman pitkälle. • Markkinointievästeet (suostumuksella): Kohdennettu mainonta ja remarketing. Aktivoituvat vain suostumuksella. • Toiminnalliset evästeet (suostumuksella): Esimerkiksi asetusten muistaminen istuntojen välillä. Evästeiden hallinta: • Evästebanneri (ensi käynnillä; myös selaimesi kautta) • Selaimesi evästeasetukset • Tilin kohdassa Asetukset > Tietosuoja ja tiedot Välttämättömien evästeiden estäminen voi rajoittaa Palvelun käyttöä. Voit milloin tahansa peruuttaa muista evästeistä antamasi suostumuksen. Oikeusperuste: Välttämättömät evästeet perustuvat oikeutettuun etuun. Muut evästeet edellyttävät suostumustasi (GDPR art. 6(1)(a)) emmekä lataa niitä ennen suostumustasi.

Tietosi voidaan siirtää ja käsitellä muissa maissa kuin asuinmaassasi. Niissä voi olla eri tietosuojasäännökset. Varmistamme sopivat suojatoimet siirtoihin, mukaan lukien: • viranomaisten hyväksymät vakiosopimuslausekkeet • Privacy Shield ‑periaatteiden soveltaminen, kun relevanttia • tietosuojaviranomaisten riittävyyspäätökset

Kun kytket Google Kalenterin, käytämme kalenteritapahtumiasi vain seuraaviin tarkoituksiin: • näyttää aikataulusi varausten hallintanäkymässämme • synkronoida varauksen tila alustamme ja Google Kalenterisi välillä • luoda Google Meet ‑kokouslinkkejä, kun valitset kyseisen videoneuvotteluvaihtoehdon Emme jaa Google Kalenteritietojasi tekoäly-/koneoppimispalvelujen kanssa emmekä käytä niitä ulkopuolisten mallien kouluttamiseen. Kalenteridata tallennetaan salattuna ja sitä käytetään vain varauskokemuksen toteuttamiseen ja parantamiseen.

Palvelumme ei kohdistu alle 16-vuotiaille emmekä tietoisesti kerää alle 16-vuotaiden henkilötietoja. Jos epäilet, että olemme keränneet tietoja alle 16-vuotiaalta, ota välittömästi yhteyttä — poistamme tiedot asianmukaisesti.

Jos asut Kaliforniassa, sinulla on Kalifornian kuluttajan tietosuojalain (CCPA) mukaisia lisäoikeuksia: • oikeus tietää, mitä henkilötietoja kerätään • oikeus tietää, myydäänkö tai luovutetaanko tietojasi • oikeus kieltää henkilötietojen myynti • suoja syrjinnältä oikeuksien käyttämisen yhteydessä Emme myy henkilötietoja CCPA:n määritelmän mukaisesti. CCPA-pyynnöt: privacy@bookingservice.ai tai maksuton palvelunumeromme.

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai tietojesi käsittelystä, ota yhteyttä: BookingService.ai Sähköposti: privacy@bookingservice.ai Osoite: Ettinger Str. 18, 85057 Ingolstadt, Saksa Tietosuojavastaava (DPO): Sähköposti: dpo@bookingservice.ai Valvontaviranomainen: EU-maiden asukkaat voivat tehdä kantelun paikalliselle tietosuojaviranomaiselle. Esimerkiksi Saksassa: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLfDA) https://www.lda.bayern.de/ Rekisteröidyn pyynnöt: • Tililläsi kohdassa Asetukset > Tietosuoja ja tiedot • Sähköpostilla: privacy@bookingservice.ai • GDPR-pyyntölomake verkkosivullamme Vastaamme kaikkiin pyyntöihin GDPR:n edellyttämässä 30 päivän määräajassa.